初出勤 I-9 書類は 3 営業日以内 非居住者は W-4 で Single

初出勤の日には I-9 と W-4 の 2 枚を書きます。I-9 の Section 1 は遅くとも給料が出る最初の勤務日までに書き終え、書類は働き始めてから 3 営業日以内に雇用主に見せます。List A を 1 点、または List B と List C を 1 点ずつで、どれを出すかは自分で選びます。W-4 は給料から源泉徴収する連邦所得税の額を決めます。税務上の非居住者は IRS の Notice 1392 に従い、実際の婚姻状況にかかわらず Single か Married filing separately にチェックし、Step 4(c) の下に「NRA」と書き、源泉徴収の免除は申請できません。

グリーンカードがまだ届かない、書類を再発行中という場合は、先に出せる受領書があり、有効期間はそれぞれ違います。

初日の 2 枚の書類

I-9 Section 1 最初の勤務日までに

Section 1 は採用時に書き、遅くとも給料が出る仕事を始める最初の日までに済ませます（USCIS M-274 3.0）。

• SSN 欄：一般には任意で、空欄でもかまいません。雇用主が E-Verify を使っている場合は必ず書きます。
• SSN がまだない：ほかの I-9 の条件を満たしていれば働き始められ、番号を受け取ったら書き足します。
• 雇用主は指定できない：雇用主は、SSN が載った特定の書類を出すよう求めることはできません。

SSN カードが届かないときの追い方は SSN カードが届かないときの対処。

I-9 の書類 3 営業日以内 自分で選ぶ

雇用主は、あなたが働き始めてから 3 営業日以内に書類の原本を確認し、Section 2 を書きます。月曜に働き始めたら、遅くとも木曜までです（USCIS M-274 4.0）。

• 組み合わせ方：List A を 1 点（本人確認と就労許可の両方を証明）、または List B を 1 点（本人確認）と List C を 1 点（就労許可）。全リストは USCIS の受け付け可能な書類。
• 自分で選ぶ：雇用主はどの書類を出すかを指定できず、本物に見えて本人のものなら受け取らなければなりません。
• 原本が必要：コピーは不可です。出生証明書の認証コピーだけは例外です。
• 制限の文字がある SSN カード：List C にならないので、雇用主から List A か List C の別の書類を求められます。
• 対面での確認：一般に書類は本人の前で確認します。E-Verify を使う雇用主は、リモートで確認できる場合があります。
• 3 日以内に出せないとき：雇用主は雇用を打ち切ることができます。

書類が届いていない 先に受領書を出す

従業員が受け付け可能な受領書を出したら、雇用主は受け取らなければなりません。ただし仕事が 3 営業日未満で終わる場合は別です。受領書も 3 営業日以内に出す必要があり、受領書の有効期間が過ぎたら正式な書類を出さなければならず、2 枚目の受領書は認められません（USCIS M-274 4.4）。

移民ビザで入国した人は、パスポートのスタンプが押された移民ビザ（MRIV）そのものが List A の書類で、入国から 1 年有効です。受領書ではありません。詳しくは 入国当日 空港を出る前に I-94 と入国スタンプを確認。グリーンカードがいつまでも届かない場合は グリーンカードが届かないときの対処。

W-4 非居住者は Notice 1392 に従う

税務上の居住者か非居住者かは、グリーンカード・テストと実質的滞在テストで決まり、どちらにも当てはまらない人は一般に非居住者です（IRS Notice 1392。詳しくは IRS Pub. 519）。居住者は W-4 自体の説明どおりに書けばよく、非居住者は Notice 1392 の追加ルールに従います。

• SSN：Step 1(b) には SSN が必要で、ITIN は書けません。SSN がない人には、IRS は SSA に連絡するよう案内しています。
• 婚姻状況：Step 1(c) では、実際の婚姻状況にかかわらず Single か Married filing separately にチェックします。
• 配偶者の収入：Step 2 は同時に 2 つ以上の仕事をしている場合だけ書きます。非居住者は夫婦合算申告ができないので、配偶者の仕事は考えません。
• NRA と書く：Step 4(c) の下に「nonresident alien」か「NRA」と書きます。
• 免除は申請できない：W-4 の説明にある免除の 2 つの条件を満たしていても、申請できません。
• IRS の源泉徴収試算ツールは使わない：Notice 1392 は、非居住者は Tax Withholding Estimator を使わないよう書いています。
• 同僚より多く引かれる：非居住者は標準控除を使えないので、雇用主は Pub. 15-T に従って一定額を足してから税額表を当てはめます。
• 租税条約：条約による源泉徴収の免除を受けるなら、W-4 は書かず、Form 8233 を雇用主に出します。

W-4 の各欄の一般的な書き方や、生活が変わったときの更新は W-4 税務フォーム。

よくある質問

I-9 の書類はあとで出してもいいですか？

働き始めてから 3 営業日以内に出します。正式な書類が出せないときは受け付け可能な受領書を出せます。3 日以内に何も出せなければ、雇用主は雇用を打ち切れます。

雇用主にグリーンカードを見せるよう言われました。断れますか？

はい。書類はリストから従業員が選び、雇用主は指定できません。

SSN がまだありません。働き始められますか？

はい。ほかの I-9 の条件を満たしていれば働き始められ、SSN を受け取ったら Section 1 に書き足します。雇用主が E-Verify を使っている場合は SSN 欄が必須です。

W-4 に ITIN を書けますか？

書けません。Notice 1392 は、W-4 の Step 1(b) に ITIN は書けないとしています。

非居住者は IRS の源泉徴収試算ツールを使えますか？

使わないでください。Notice 1392 は、非居住者は Tax Withholding Estimator を使わないよう書いています。

勤務開始前にこの項目にチェックを

「人事と W-4 税務フォームを確認する」は My USA Plan チェックリスト の無料項目です。最初の 30 項目は無料、完全版 91 項目は US$9.90 の買い切りで、サブスクリプションではありません。就労許可カードの期限が近い人は EAD の更新は自動延長がなくなった。

資料の出典と確認日

いずれも 2026-10-27 に確認。この記事は法律、移民、税務に関する助言ではありません。

• USCIS M-274 3.0 Section 1（04/02/2025）：https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274/30-completing-section-1-employee-information-and-attestation
• USCIS M-274 4.0 Section 2（07/15/2025）：https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274/40-completing-section-2-employer-review-and-verification
• USCIS M-274 4.4 受け付け可能な受領書（10/09/2024）：https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-resources/handbook-for-employers-m-274/40-completing-section-2-employer-review-and-verification/44-acceptable-receipts
• USCIS I-9 の受け付け可能な書類：https://www.uscis.gov/i-9-central/form-i-9-acceptable-documents
• IRS Notice 1392（Rev. January 2020、IRS が現行版としているもの）：https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/n1392.pdf
• IRS Form W-4（2026）：https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-w-4

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