【勞動權利】雇主依法保存12類工資紀錄 含工時與每筆扣款
2026-08-26｜狀態：Guidance only｜生效：現行聯邦法規（29 CFR 516.2）。本文為既有規則說明，非新規則
薪水算得對不對，最後往往取決於一件事：有沒有紀錄。而在美國，這些紀錄的保存不是雇主的自由選擇——聯邦法規逐項列出了必須保存的內容。知道清單上有什麼，等於知道爭議發生時應該存在哪些資料。以下依據的是聯邦法規第 29 篇第 516.2 條。
十二類紀錄 前四項是身分與職務資訊
雇主就每一位受僱者必須保存的項目共十二類。前面幾項是身分與職務資訊：依社會安全紀錄所使用的全名（若在工時、工作或薪資紀錄上以編號代替姓名，則該編號也須一併記載）；住家地址含郵遞區號；未滿 19 歲者的出生日期；以及性別與所從事的職業。
第五項：工作週從星期幾的幾點開始
第五項對加班計算有直接影響，卻很少被注意：受僱者的「工作週」從星期幾的幾點開始。這一項之所以重要，是因為加班是以工作週為單位計算的——工作週的起點決定了某幾個小時落在哪一週，因而決定了那一週有沒有超過 40 小時。
第六項：正常時薪、付薪基礎、被排除的給付
第六項是工資的計算基礎，分三個部分：適用加班的工作週中的正常時薪；付薪基礎的說明（按時、按日、按週、按件、按銷售抽成或其他方式的金額）；以及依法可自「正常工資率」中排除的各筆給付之金額與性質。最後那一項與本站另一篇談加班計算基礎的規定直接相連——哪些獎金被排除、哪些沒有，這裡就是紀錄所在。
第七項：每一個工作日的時數 不是只記總數
第七項是核心：每一個工作日的工作時數，以及每一個工作週的總時數。法規也定義了單位——「工作日」指任何固定的連續 24 小時；「工作週」指任何固定且規律重複的連續 7 個工作日。
逐日紀錄是所有工時爭議的基礎資料
「每一個工作日」值得強調。不是只記總數，而是逐日記錄。這一項是所有工時爭議的基礎資料。
第八到十二項：加給、加減項、總額與付款日
第八到第十二項是金額面：不含加班加給的每日或每週正常工時工資；加班的加給總額；每一個計薪期間工資的加項與減項總額（包含受僱者的採購授權或工資讓與），而且在個別受僱者紀錄中，還必須記載構成這些加項與減項的各筆項目的日期、金額與性質；每一個計薪期間所付的工資總額；以及付款日期與該筆付款所涵蓋的計薪期間。
扣款不能只有總數 逐筆的日期金額性質都要留
第十項的後半段特別有用。扣款不能只出現一個總數——每一筆的日期、金額與性質都必須在個別紀錄中留下。這正好是本站另一篇談「工資必須淨額實付」時所需要的資料：要判斷某筆自費支出有沒有讓那一週的實得低於法定水準，你需要知道那筆扣款是什麼、多少錢、哪一天發生的。
把清單當檢查點：工時、扣款、加班各看哪一項
把這份清單當成一組檢查點來用：對工時有疑義時，該存在的是逐日紀錄；對扣款有疑義時，該存在的是逐筆的日期、金額與性質；對加班金額有疑義時，該存在的是正常時薪與被排除項目的紀錄。
本站另有幾篇構成同一組脈絡：聯邦最低工資與加班費的基本規則與從高適用原則、休息與用餐時間是否計入工時、工資必須淨額實付、以及加班計算基礎不能由雇主宣告。這一篇處理的是前面那幾篇所依賴的證據面。
📌 這個主題的完整脈絡整理成一篇了：懶人包／美國勞動權利九個判準，你的薪水算對了嗎？
本文說明的是現行聯邦法規對雇主紀錄保存的要求，不構成法律或勞資爭議建議。紀錄的保存年限、豁免受僱類別的適用，以及受僱者查閱這些紀錄的途徑，本文未展開，請以勞工部官方說明為準。
影響對象：在美國受僱、對工時、扣款或加班金額有疑義的人
還不確定的部分：紀錄的保存年限、受僱者請求查閱的途徑、以及豁免受僱類別的適用範圍，本文未展開查證
此內容為一般資訊，不構成法律、移民或財務建議；請依個人情況向合格專業人士確認。